Les règles pour réussir la mise en place d’un CSP comptabilité fournisseurs

Mettre en place un Centre de Services Partagés en comptabilité fournisseurs constitue un projet complexe, car il implique un changement en profondeur de l’organisation comptable et des flux de circulation des documents.

Il faut bien évidemment prendre en compte les différentes dimensions du projet :
- l’aspect technique : au niveau comptable et systèmes d’information
- l’aspect politique et social : provenant des possibles résistances au changement et des impacts au niveau de l’organisation comptable
- l’aspect économique : il s’agit forcément d’un investissement en temps (pour l’équipe projet, pour le recrutement ou le transfert du personnel, pour la formation), et éventuellement en moyens techniques (adaptation des systèmes, outils de gestion documentaire), qu’il conviendra de rentabiliser.
Bien évidemment, cette complexité est accrue si le CSP est implanté dans un pays étranger.

Voici quelques règles de base à respecter pour réussir ce projet , une fois que la décision a été prise :

Règle 1 : avoir le soutien des équipes

Il n’est pas forcément aisé d’avoir le soutien des équipes et du management : cela peut être interprété (souvent à tort d’ailleurs) comme une réduction du périmètre d’activité et de responsabilité et surtout cela signifie un changement des habitudes de travail et un possible impact social. Il faudra donc rassurer sur la faisabilité et viabilité d’un tel projet, clarifier les règles de gouvernance entre les équipes comptables locales et le CSP (le transfert de la comptabilité fournisseurs ne doit pas impliquer une déresponsabilisation des équipes locales), expliquer les intérêts. Ces derniers peuvent être d’ordre économique, mais le CSP peut représenter un enjeu en termes d’organisation (développer les synergies, recentrer les équipes comptables locales sur les tâches à plus fortes valeurs ajoutées, renforcer les contrôles et le service…)

Règle 2 : définir un plan de mise en place faisable et graduel

Apprendre à travailler avec un CSP nécessite un temps d’adaptation : il est donc fortement conseillé de procéder par étapes : commencer par un site, commencer par un type de factures. Cela permettra aux équipes de se connaitre, d’apprendre le fonctionnement à distance, de « rôder » les procédures.

Règle 3 : cartographier la typologie des factures et les processus associés

Cet inventaire des différents types de factures et de leurs processus d’approbation est primordial , car le CSP va faire perdre la proximité dans la résolution des problèmes. Il faudra par exemple bien distinguer :
- les factures correspondant aux achats stockés : l’approbation de ces factures est en général plus simple car elles sont associées à un commande et à une réception qui sont déjà répertoriés dans les systèmes.
- Les factures correspondant à des achats non stockés : les traitements seront différents selon que la facture ait donné lieu ou non à une commande, s’il s’agit de prestations de services régulières (factures de loyer, leasing…) ou non récurrentes…
Pour chacun des groupes de factures, il faut définir les règles comptables appropriées (comptes, centres de couts, codes projet …). Il faut éventuellement aller au détail du fournisseur, notamment dans le cas où les factures ne sont pas facilement compréhensibles par le CSP (problème de langue)…

Règle 4 : définir le flux de circulation des documents pour la comptabilisation et l’approbation .
Les questions à se poser en la matière sont notamment : doit-on changer l’adresse d’envoi des factures (factures envoyées directement au CSP par mail ou par courrier, ou factures toujours réceptionnées sur le site qui renvoie ensuite au CSP par courrier, scan ou logiciel de gestion documentaire) ? Qui valide la facture et comment ?

Règle 5 : bien définir les règles en matière de TVA

Cette question est cruciale lorsque le CSP est délocalisé dans un autre pays (et notamment dans un pays en dehors de la communauté européenne ). Les mécanismes de TVA française ou de TVA intracommunautaire ne sont pas simples à comprendre =pour les personnes étrangères. Un bon paramètrage de la TVA dans les systèmes, une bonne formation et un excellente documentation des différents cas de figure sont absolument indispensables.

Règle 6 : définir les règles de traitement des anomalies, des relances fournisseurs

Le CSP doit savoir exactement qui est responsable en cas de problème lors de la comptabilisation d’une facture (litige prix, litige quantité, nouveau type de facture), comment on suit les factures en suspens, non comptabilisées.
De la même manière, il faut définir à l’avance qui et comment on traite les relances fournisseurs en cas de problème de paiement….

Règle 7 : assurer un suivi régulier

Un suivi régulier ( par le biais de réunions régulières , de visio-conférences ou de conférences téléphoniques) après la bascule permet de maintenir un lien et donc une coopération entre les équipes locales et le CSP, de veiller au maintien de la qualité du service fourni par le CSP, de traiter plus vite les problèmes en suspens.

La mise en place d’un CSP en comptabilité fournisseurs , même s’il s’agit d’un projet complexe est un formidable outil de transformation permettant d’accroître l’efficacité ou la professionnalisation des équipes comptables. Il constitue en général un bon de départ pour d’autres projets de mutualisation au sein des équipes financières (gestion des immobilisations, comptabilité clients, recouvrement clients…)

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